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檔案規范化管理重在細節

發布日期:2016-08-11  來源:本站  
       本報訊  為提高公司各部門檔案管理的專業性及完整性,公共事務中心于2016年8月11日在二樓培訓室開展了檔案管理專業知識培訓,培訓內容分六項,包括檔案定義、類別、歸檔范圍、歸檔的基本要求及立卷流程。

       課程對日常易疏忽的歸檔要求進行了梳理,如傳真件及復寫紙類文件,為避免油墨字體因時間積累,字跡消失引起的文檔損壞,需及時復印,備留復印件存檔;存檔時需拆除訂書針、回形針等易生銹的裝訂物,采用不銹鋼推紙夾器裝訂需長期保管的文件,避免文件受到鐵銹的腐蝕等。

       培訓也明晰了各類檔案的歸檔時間,如活動的錄音、錄像、照片、底片、獎牌等聲像實物檔案應在一個月內移交集團檔案室;項目工程檔案應在工程驗收后,一年內整理完成檔案移交;在經營管理中形成的各種報表、文件材料、合同等資料,由部門的兼職檔案管理員按照公司的檔案管理制度整理后,集團各中心每季度移交一次檔案,子公司各部門則在次年4月完成去年年度檔案的整理及移交。

       集團檔案管理員將每季度對公司各部門的檔案歸檔情況跟蹤檢查,記錄檔案留存及歸檔情況,糾正錯誤的歸檔方式,并現場指導,確保各部門兼職檔案管理員能夠獨立專業的完成歸檔立卷等工作。

             (公共事務中心  伍康麗)
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